請求書自動作成システム

はじめに

これまで請求書作成は、梨屋さんにとって最も負担の大きい作業の一つでした。
お客様ごとに Excel を開き、商品名や数量、単価を一件ずつ入力し、さらに複雑な送料計算を手作業で行う。
この作業が収穫期の貴重な休息期間に集中するため、心身ともに大きな負担となっていました。

今回導入した請求書自動作成システムによって、この課題を根本から解決することができました。
本記事では、その仕組みから効果までを、梨屋さんの DX 実践例として詳しくご紹介します。

課題の本質：なぜ請求書作成は大変だったのか

1. 複雑すぎる送料計算

梨の発送における送料計算は、想像以上に複雑です。例えば、同じお客様が「関東の田中様に 2 箱、九州の山田様に 3 箱」と注文した場合、考慮すべき条件は次のように多岐にわたります。

• 配送先地域：九州、中国地方、関東などエリアごとに基本料金が異なる
• 箱数による料金変動：1 箱だと割高、2〜3 箱で割安になるケースも
• クール便の有無：夏場は必須だが、品種によっては利用できない場合もある
• 運送会社の選択：佐川急便とヤマト運輸で料金体系が違う
• 料金改定：運送会社の料金は毎年見直される

さらに難しいのが「同梱ルール」です。同じお届け先・同じ日に発送する荷物は、できるだけまとめて送料を抑えたい。ただし、クール便は 2 箱まで、通常便は 3 箱までといった制約があります。

例：田中様への発送

• 幸水 2 箱 + 豊水 2 箱 = 計 4 箱
• クール便なら 2 箱まで → 2 回に分けて発送
• 通常便なら 3 箱 + 1 箱（ただし割高） → 2 箱+2 箱に分ける方が合理的

2. お客様情報の管理の複雑さ

梨屋さんのお客様は、一般的な通販とは異なる特徴を持っています。

宛名のバリエーション

• 個人：「田中太郎様」
• 法人：「田中商店 代表取締役 田中太郎様」
• 贈答用：「田中商店 田中太郎様」など簡略版
• 配送先と請求先が異なるケースもある

配送パターンの多様性

• 一つの注文に複数の配送先（お中元などで親戚へ送る場合）
• 毎年同じ宛先への定期的な注文（住所録のような利用）
• 年度によって異なる品種の注文

3. 時間的プレッシャー

収穫期の合間、例えば幸水と豊水の切り替え時期の 1 週間ほどに、数百件の請求書を一気に処理する必要がありました。
さらに、ひとつの計算ミスが信頼関係に直結するため、大きなプレッシャーがありました。

システムで解決したポイント

1. データを一度入力すれば、あとは自動

以前は同じ情報を繰り返し入力していましたが、新システムではそれが不要になりました。

顧客情報の再利用

• 前年度の顧客データをそのまま引き継ぎ
• 「田中様 → 山田様に発送」といった配送履歴を記憶
• よく使う配送先を「アドレス帳」として自動表示

注文入力時には、過去の配送実績を参照して住所や電話番号を自動補完します。

2. 送料計算の完全自動化

最も複雑だった送料計算をシステムが一瞬で処理します。

同梱判定の自動化

• 同じ配送先の注文をまとめて計算
• クール便や通常便の制約を考慮
• 箱数に応じて送料を各注文に自動配分

計算例

田中様の注文：幸水 2 箱 + 豊水 3 箱 = 計 5 箱
↓
システム判定：

- クール便：2 箱+2 箱+1 箱（3 回配送）
- 通常便：3 箱+2 箱（2 回配送）

3. 請求書の即時生成

注文データが確定すれば、ワンクリックで請求書が完成します。

自動集計機能

• 同じ商品は自動でまとめ表示
• 送料は配送先ごとに整理して表示
• 値引きがあれば自動適用
• 合計金額を即座に算出

導入効果

顧客サービスの向上

即座の金額回答

• 店頭での問い合わせにその場で回答可能
• 「少々お待ちください」から「○○ 円です」へ
• 待ち時間短縮で顧客満足度が向上

まとめ

請求書自動作成システムの導入により、梨屋さんの経営は大きく変わりました。

定量的効果

• 作業時間を 95%削減
• 顧客満足度の向上

定性的効果

• 収穫期に集中できる
• 即時対応による信頼感向上
• スタッフ負担の軽減
• 経営の見える化

最大の成果は、「必要だが価値を生まない作業」から解放されたことです。
その分を農業本来の活動や顧客サービスに充てられるようになりました。

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この記事で紹介したシステムは、実際に梨屋さんの経営で運用されているものです。