リマインダー機能
忙しい時期でも大事な作業を忘れないようにメール通知と完了管理でサポート。
はじめに
梨の収穫や販売のシーズンは、短期間に多くの作業が集中します。注文受付、収穫、梱包、発送、請求書作成など、どれも欠かせない大切な仕事です。忙しい時期には「あの作業を忘れていた！」ということも起こりがちです。
そこで梨屋さんのシステムでは、リマインダー機能を活用し、重要な作業を登録してメールでも知らせる仕組みを取り入れています。これにより、安心して作業を進めることができます。
リマインダーが必要な理由
季節ごとに集中する作業
- 収穫や発送が重なる夏の繁忙期
- 請求書作成や設備点検が必要なシーズン終了後
短期間にたくさんの作業が重なるため、抜けや漏れを防ぐ工夫が必要です。
農業以外の事務作業
- 顧客への連絡やフォロー
- 売上分析や来年の計画
- 税務や契約の手続き
農作業だけでなく事務作業も多いため、記憶だけに頼るのは難しくなります。
基本的な機能
確認項目の登録
- タイトル（例：「発送準備の確認」）
- 内容（注意点や詳細）
- 重要度（高・中・低）
- 期日と完了状態
関連情報との連携
リマインダーから顧客データや注文詳細に直接アクセスできるので、すぐに確認が可能です。
優先順位づけ
重要度や期日順に並び替えられ、今やるべき作業がすぐにわかります。
管理画面とメール通知
管理画面での表示
ログインすると、最も重要な項目が目立つ形で表示されます。完了ボタンを押せば記録が残り、リストから自動的に外れます。
メール通知
未完了の項目は、指定した期間中にメールでも届きます。スタッフごとに「すべて通知」「未完了だけ通知」「通知なし」を選べます。
活用例
収穫作業
「今日の収穫分の発送準備を確認する」といったリマインダーを登録しておけば、朝一番にチェックでき、作業を落ち着いて進められます。
顧客対応
「お客様からの品種に関する質問への回答」などを登録しておけば、リマインダーを見ながら必要な情報にすぐアクセスでき、対応漏れを防げます。
事務処理
「売上分析レポート作成」を設定 → 忙しい時期が終わってからも忘れずに実行。
導入の効果
- 作業漏れや遅れが大幅に減少
- 重要度に応じた優先順位が明確化
- メール通知でスタッフ間の共有もスムーズに
大きな仕組みではありませんが、忙しいときほど「忘れない仕組み」が役立ちます。リマインダーは、日々の業務を少し安心して進めるための支えとなっています。
この記事で紹介した仕組みは、実際に梨屋さんの業務で利用されているものです。